PENGAWASAN

PENGERTIAN

Pengawasan merupakan fungsi terakhir yang harus dilaksanakan dalam manajemen. Dengan pengawasan dapat diketahui eng hasil yang dicapai. Cara yang dilakukan dalam pengawasan yaitu membandingkan segala sesuatu yang telah dijalankan dengan standard atau rencananya, serta melakukan perbaikan-perbaikan bilamana terjadi penyimpangan. Jadi, dengan pengawasan dapat mengukur seberapa jauh hasil yang telah dicapai sesuai degan apa yang telah direncanakan. Pengawasan perlu dilakukan pada setiap tahap agar supaya mudah diadakan perbaikan jika terjadi penyimpangan-penyimpangan. Mungkin perbaikan-perbaikan yang harus dilakukan hanya bersifat sederhana , menyangkut masalah-masalah kecil yang jumlahnya tidak begitu banyak.

Dapat pula menyangkut perubahan-peubahan besar seperti :

1. Penyusunan kembali rencana baru,
2. Menetapkan sasaran target baru,
3. Perubahan struktur organisasi,
4. Perbaikan cara-cara penerimaan pegawai,
5. Dan sebagainya.

Untuk mengadakan perubahan-perubahan tersebut, manajer perlu mempelajari rencana yang lampau agar diketahui kelemahan-kelemahannya, memastikan apa yang telah terjadi, mencari sebab-sebabnya. Dengan demikian langkah-langkah yang perlu dapat diambil untuk menghindari terulangnya kembali kesalahan-kesalahan yang pernah terjadi.

Pengawasan yang dilakukan pada setiap tahap memungkinkan bagi manajer untuk memperkirakan gejala-gejala penyimpangan yang dapat terjadi, sehingga bisa dilakukan tindakan pencegahan atau tindakan preventif.

è LANGKAH-LANGKAH PENGAWASAN

Pengawasan perlu dilakukan pada tahap demi tahap agar penyimpangan yang terjadi dapat segera diperbaiki. Langkah-langkah yang harus dilakukan untuk mengadakan pengawasan adalah :

1. Menciptakan Standard

Standard merupakan suatu criteria untuk mengukur hasil pekerjaan yang sudah dilakukan. Standard yang dibuat biasanya didasarkan pada suatu kondisi atau kemampuan kerja yang normal. Bentuk standard dapat dibedakan kedalam dua macam bentuk, yaitu standard kuantitatif dan standard kualitatif.

Standard kuantitatif merupakan suatu standard yang dinyatakan didalam satuan-satuan tertentu, misalnya : jam kerja mesin (machine hour), jam kerja tenaga langsung (direct labor hour), satuan barang (unit product), ongkos, pendapatan, investasi, dan lain sebaainya. Sedangkan standard kualitatif dapat berupa pendapat umum, langganan, buruh dan sebagainya.

1. b. Membandingkan Kegiatan yang Dilakukan dengan Standard

Langkah kedua ini dilakukan untuk mengetahui seberapa jauh adanya penyimpangan yang telah terjadi. Kecuali itu, langkah kedua ini dapat pula dipakai untuk mengetahui adanya gejala-gejala tentang semakin besarnya penyimpangan yang mungkin terjadi.

1. c. Melakukan Tindakan Koreksi

Langkah ketiga ini dilakukan dengan tujuan untuk memperbaiki dan menyempurnakan segala kegiatan, kebijaksanaan serta hasil kerja yang tidak sesuai dengan rencana atau standarnya. Urutan-urutan kegiatan yang harus dilaksanakan dalam pengambilan tindakan koreksi ini adalah :

• Menghayati masalah-masalah yang dihadapi
• Mencari kemungkinan-kemungkinan untuk mengatasi atau memperbaiki adanya kesalahan.
• Mengadakan penilaian terhadap berbagai kemungkinan tersebut.
• Menentukan cara-cara untuk mengadakan koreksi yang paling tepat.

Dalam mengadakan pengawasan dengan melakukan langkah-langkah diatas, perlu terlebih dulu mencari informasi yang dibutuhkan. Informasi yang dibutuhkan tersebut meliputi informasi tentang kemajuan yang telah dicapai, informasi tentang adanya penyimpangan, dan sebagainya. Informasi tersebut akan diperoleh setelah kegiatan-kegiatan sudah dilakukan. Sedagkan kegiatan itu sendiri memproses input yang berupa sumber-sumber ekonomi atau faktor-faktor produksi, dan melaksanakan suatu rencana yang telah diitetapkan lebih dulu

è Syarat-syarat Pengawasan yag Baik

Untuk menjalankan pengawasan dengan baik, diperlukan beberapa syarat, yakni :

1. Pengawasan harus mendukung sifat dan kebutuhan kegiatan (aktifitas).
2. Pengawasan harus melaporkan setiap penyimpangan yang terjadi dengan segera.
3. Pengawasan harus mempunyai pandangan ke depan.
4. Pengawasan harus obyektif, teliti dan sesuai dengan standar yang digunakan.
5. Pengawasan harus luwes/fleksibel.
6. Pengawasan harus serasi dengan pola organisasi.
7. Pengawasan harus ekonomis.
8. Pengawasan harus mudah dimengerti
9. Pengawasan harus diikuti dengan perbaikan/koreksi

Sumber :

Referensi Pengantar bisnis modern

(Pengantar ekonomi perusahaan modern)

Penerbit : Liberty, Yogyakarta

Oleh Dr. Basu Swastha DH., SE., Mba

Ibnu Sukotjo W. SE.